Behandling av personuppgifter vid upphandling

Västerviks Bostads AB behöver spara och behandla personuppgifter om dig, såsom: (namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress). Syftet med en sådan behandling är bland annat för att kunna producera underlag till förfrågningsunderlag, kunna ta emot och svara på frågor under anbudstiden, se vilka som har lämnat anbud och vem som svarar på frågor gällande anbudet och företräder anbudslämnaren samt andra personuppgifter från anbudslämnaren som är nödvändiga för att kontrollera ställda krav i upphandlingen. 

För att utvärdera anbuden, göra en tilldelning och med vem som får avtalet så kan det förekomma personuppgifter som är nödvändiga för att slutföra avtalen. Vi får dina uppgifter från anbudslämnare. Vi kan i vissa sammanhang inbjuda till olika utbildnings- och informationsträffar som innebär att vi har namnlistor med personuppgifter. Det kan förekomma anteckningar och arbetsmaterial som innehåller personuppgifter för att kunna utföra vårt dagliga arbete.

Vi tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning vid all behandling av personuppgifter. Den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter bygger på:

• Allmänt intresse
• Avtalsförhållande
• Myndighetsutövning
• Rättslig förpliktelse

Vi arbetar inom följande lagstiftning:

• Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Hur personuppgifter sparas

Dina uppgifter sparas enligt kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Hanteringen av upphandlingsdokument sker enligt följande:

• Anbud, antagna som erhåller avtal - bevaras digitalt för alltid
• Anbud, ej antagna - gallras efter 5 år
• Annonser gällande upphandling - bevaras digitalt för alltid
• Sammanställning anbud - bevaras digitalt och på papper för alltid
• Avtal - bevaras digitalt och på papper för alltid
• Förfrågningsunderlag - bevaras digitalt för alltid
• Anbudsöppningsprotokoll - bevaras digitalt och på papper för alltid
• Frågor och svar under anbudstiden - bevaras digitalt för alltid
• Förlängning av avtal - bevaras digitalt och på papper för alltid
• Lämplighetskontroll av leverantör med avtal - bevaras digitalt för alltid
• Tilldelningsbeslut - bevaras digitalt och på papper för alltid
• Upphandlingsprotokoll - bevaras digitalt och på papper för alltid
• Uppföljning av avtal - bevaras digitalt för alltid
• Överprövning - bevaras digitalt och på papper för alltid
• Anteckningar och arbetsmaterial samt övrigt material gallras efter 5 år men kan bevaras längre beroende på avtalstidens längd.

De personuppgifter vi behandlar om dig handläggs av handläggare på Västerviks Bostads AB och kan delas med övriga i upphandlingen deltagande kommunala bolag. Uppgifterna hanteras i ett upphandlingssystem.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Om vi har för avsikt att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU som saknar adekvat skyddsnivå kommer vi att begära in samtycke från dig.

Kontakta personuppgiftsansvarig

Du har rätt att kontakta den personuppgiftsansvarige på bolaget om du vill ha ut information om de uppgifter som finns registrerade om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att behandlingen begränsas eller raderas. Du kan även begära att ta tillbaka ett tidigare lämnat samtycke. Detta gör du enklast genom att kontakta personuppgiftsansvarig. 

Du kan även kontakta bolagets dataskyddsombud via dso.bostadsbolaget@vastervik.se.

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.